GESTÃO DE DOCUMENTOS E INFORMAÇÕES É TEMA DE OFICINA COM EMPRESÁRIOS DA REGIÃO OESTE

16/12/2019

Um assunto que muitas vezes é tido como secundário, ou, que não recebe muita atenção dentro das empresas, mas que pode fazer toda a diferença na tomada de decisões, no posicionamento de mercado e até mesmo em questões judiciais. A gestão de documentos e informações passa a ser encarada de uma outra forma por um grupo de 50 empresários e colaboradores que participaram nesta quarta-feira (24), de uma oficina sobre o tema com a consultora da Doc Expert, Camila Vila Verde.

Empresas de diferentes municípios da região Oeste estiveram representadas na oficina promovida pelo Serviço Brasileiro de apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae), Doc Expert e Digitaldoc. Para o presidente da Associação das Empresas de Tecnologia da Informação e Comunicação do Oeste do Paraná (Iguassu-IT), Roberto Carpes, ter o controle sobre a produção, gestão e arquivamento de documentos e informações é uma prática que pode proporcionar resultados positivos.

Camila Vila Verde explica que, a gestão consiste de um conjunto de ações que definem como os documentos e informações tramitam e são arquivados dentro da empresa, com base no cadastro, indexação e classificação. “O ponto fundamental é otimizar os processos para obter os melhores resultados. Devem ser implantadas sistemáticas, em alguns casos, com auxílios de softwares”, observa.

Base para decisões

A consultora ressalta que, todos os processos de trabalho, execução de atividades diárias, tomadas de decisões são baseadas em informações. “As pessoas utilizam, consomem, produzem, arquivam informações e, gerenciar os insumos pode melhorar demais processos”, destaca Camila Vila Verde.

A gestão não costuma ser o foco das empresas e, sim, é vista como uma atividade auxiliar. O erro é negligenciar o processo, segundo o diretor executivo da Digitaldoc, Nérisson Leonhart. “Muitas empresas e organizações somente despertam para a importância da gestão eficaz quando há um problema instalado, o que dificulta, ou impede a solução de um problema” alerta.

Segundo os especialistas no assunto, o investimento para iniciar os procedimentos vai depender muito do tamanho e estrutura da empresa. O importante é definir a matriz de responsabilidade, ou seja, uma pessoa que fará, ou coordenará a gestão de documentos. Em seguida pode se fazer o estudo sobre a necessidade da utilização de equipamentos e sistemas para arquivamento.